Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spoczywa na pracodawcach, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcach ze sfery budżetowej – bez względu na liczbę pracowników. Pracodawcy prywatni zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą jednak zrezygnować z tworzenia funduszu – wystarczy, że odpowiednie regulacje zostaną zawarte w układzie zbiorowym pracy, a jeśli pracownicy nie są objęci takim układem – w regulaminie wynagradzania.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – jak sama nazwa wskazuje - jest funduszem socjalnym. Środki ZFŚS można przeznaczać wyłącznie na działalność socjalną, czyli:

a) usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej - pod tym pojęciem mieści się:

• wypoczynek organizowany przez zakład pracy,
• wypoczynek organizowany przez pracownika lub inne osoby uprawnione we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą),
• obozy i kolonie dla dzieci i młodzieży,
• imprezy kulturalne (przedstawienia teatralne i operowe, seanse kinowe, występy artystyczne) oraz zakup biletów i wejściówek na takie imprezy,
• imprezy sportowe, turnieje, zakup karnetów na basen, siłownię, aerobik, itp.;

b) usługi świadczone przez pracodawców na rzecz opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (od 1 stycznia 2009 r.):

• tworzenie zakładowych placówek opiekuńczych dla najmłodszych (zakup, budowa, dzierżawa, adaptacja i przystosowanie pomieszczeń na potrzeby takich placówek),
• dopłaty do czesnego za pobyt dziecka w żłobkach, przedszkolach publicznych i niepublicznych oraz innych form wychowania przedszkolnego;

c) udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową:

• świadczenia rzeczowe (np. wyprawka do szkoły, sprzęt AGD) i pieniężne (np. zapomogi losowe),
• pożyczki lub pomoc bezzwrotna na cele mieszkaniowe (na remont lub zakup mieszkania).

Środków ZFŚS nie można przeznaczać przykładowo na:

• firmowe imprezy integracyjne – takie imprezy, co do zasady, nie powinny być finansowane ze środków funduszu: nie sposób bowiem określić dokładnie ile osób bierze udział w takiej imprezie, a tym samym – nie ma zastosowania kryterium socjalne (wiąże się ono z indywidualną oceną sytuacji każdej osoby uprawnionej),
• spotkania świąteczne („firmowe jajeczko”, spotkanie wigilijne) oraz służbowe spotkania pracownicze, narady,
• ślub, narodziny dziecka – trudno w takim przypadku powiązać sytuację socjalną osoby uprawnionej z danym zdarzeniem; oczywiście narodziny dziecka nie wykluczają przyznania osobie uprawnionej np. zapomogi, jednak nie można w regulaminie ZFŚS zawrzeć zapisu, który przyznaje prawo do zapomogi pieniężnej wszystkim pracownikom, którym urodziło się dziecko, trudno bowiem takie zdarzenie zakwalifikować jako zdarzenie losowe, które w znaczny sposób wpłynęło na pogorszenie się sytuacji socjalnej osoby uprawnionej (w przeciwieństwie np. do pożaru, zalania mieszkania, śmierci lub długotrwałej choroby współmałżonka),
• prezenty pożegnalne dla pracowników odchodzących z zakładu pracy np. na emeryturę lub rentę.

Podstawy tworzenia i dysponowania środkami ZFŚS określa ustawa, jednak szczegółowe zasady i tryb rozdzielania środków funduszu, a także szczegółowe warunki przyznawania poszczególnych świadczeń powinny być określone w regulaminie funduszu. Należy pamiętać, że regulamin funduszu musi być uzgodniony ze związkami zawodowymi, a jeśli nie działają one u pracodawcy – z przedstawicielem załogi wybranym do reprezentowania jej interesów.

Co należy zawrzeć w regulaminie?

Jednym z elementów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest wskazanie kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Regulując te kwestie należy pamiętać, że:

• ustawa gwarantuje niektórym grupom osób prawo do korzystania ze świadczeń i usług funduszu – bezwzględnie uprawnionymi są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny,

Warto pamiętać, że regulamin może przewidywać, iż środki zgromadzone na rachunku funduszu będą przeznaczane u danego pracodawcy tylko na wybrane formy działalności socjalnej. Przykładowo, można zastrzec w regulaminie, że środki ZFŚS przeznacza się na dofinansowanie do wypoczynku oraz zapomogi z tytułu zdarzeń losowych i pożyczki na cele mieszkaniowe.

Tworząc regulamin ZFŚS warto zadbać o precyzyjne zapisy dotyczące warunków przyznawania i wypłacania określonych świadczeń. Biorąc pod uwagę fakt, że jedynym dopuszczalnym kryterium rozdzielania środków funduszu jest kryterium socjalne – bardzo często wysokość przysługujących świadczeń określana jest w oparciu o dochód na 1 członka rodziny osoby uprawnionej (załącznik do regulaminu może stanowić np. wzór stosownego oświadczenia pracownika).

W regulaminie należy określić dokumenty, na podstawie których będą przyznawane i wypłacane świadczenia z funduszu, a także - termin ich wypłaty (w przypadku dopłat do wypoczynku z ZFŚS nie obowiązuje zasada, jak przy wypłacie świadczenia urlopowego, że musi być ono postawione do dyspozycji pracownika najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem przez niego urlopu wypoczynkowego w określonym ustawowo wymiarze). Należy również określić formę, w jakiej dane świadczenia będą pozostawiane do dyspozycji osób uprawnionych. Zdarzają się bowiem sytuacje, że pracodawca – zamiast np. bonów przewidzianych w regulaminie – chce przekazać pracownikom świadczenie pieniężne ze środków ZFŚS. Jeśli jednak regulamin nie przewiduje takiej formy wypłaty – postępowanie to będzie niezgodne z przepisami.

Dysponowanie środkami funduszu powinno odbywać się na podstawie kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W tym zakresie regulamin funduszu nie może wprowadzać dodatkowych „warunków” otrzymania świadczenia. Niedopuszczalne są zatem takie zapisy w regulaminie ZFŚS uzależniające przyznanie świadczenia, jak:

• wymiar zatrudnienia – ograniczanie prawa do świadczeń i usług funduszu dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, nie można również stosować zasady proporcjonalności wysokości świadczenia do wymiaru zatrudnienia (ustawa jednoznacznie stanowi, że „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”),
• staż pracy – prawo pracownika do korzystania ze świadczeń z ZFŚS powstaje w momencie nawiązania stosunku pracy, nie można zatem ograniczać go nakładając dodatkowe kryterium zakładowego lub ogólnego stażu pracy.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi, że administratorem środków funduszu jest pracodawca, zatem to on powinien rozdzielać świadczenia z funduszu. Często jednak można spotkać się z tzw. komisjami socjalnymi funkcjonującymi w zakładach pracy, które w imieniu pracodawcy oceniają wnioski osób uprawnionych i przyznają poszczególne świadczenia. Warto podkreślić, że komisje socjalne nie mają żadnego umocowania w przepisach. Mogą one funkcjonować w zakładach pracy – ale jako organ pomocniczy i doradczy. Jeśli natomiast mają również przyznawać świadczenia z ZFŚS – muszą posiadać stosowne upoważnienie.

Jedynie w zakładach, gdzie działają związki zawodowe mają one – na mocy ustawy o związkach zawodowych – prawo do współuczestniczenia w przyznawaniu świadczeń z ZFŚS. W takim przypadku świadczenia z ZFŚS są przyznawane przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.