Pracodawcy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracowników zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej oraz wykonujących pracę nakładczą (tzw. chałupników), przy naliczaniu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na 2009 r., muszą uwzględnić najnowsze zmiany w przepisach W praktyce, w wyniku wprowadzonych zmian, u niektórych pracodawców może ulec zmniejszeniu krąg osób uwzględnianych w przeciętnym zatrudnieniu stanowiącym podstawę dokonania odpisu na fundusz, a tym samym - kwota środków pieniężnych przeznaczanych przez pracodawcę na prowadzenie działalności socjalnej. Sprawdź, jak prawidłowo naliczyć odpis na ZFŚS na 2009 r.!
I. ZFŚS, co do zasady, tworzą pracodawcy posiadający co najmniej 20 etatów na dzień 1 stycznia oraz tzw. sfera budżetowa.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, tworzą:
» pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową (w formie spółek, przedsiębiorstw, samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej, spółdzielni, stowarzyszeń, itp.), zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania nie zrezygnowali z tworzenia funduszu,
» jednostki budżetowe i ich gospodarstwa pomocnicze oraz zakłady budżetowe – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników,
» pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową i zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie wypłacają świadczeń urlopowych i zdecydowali o tworzeniu funduszu.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej, planowanej na początku roku, średniorocznej liczby zatrudnionych u pracodawcy w przeliczeniu na pełne etaty, skorygowanej w końcu roku – do faktycznego (wykonanego) średniorocznego zatrudnienia.
II. Od 15 stycznia 2009 praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w rozumieniu ustawy o emerytach pomostowych!
Dnia 15 stycznia 2009 r. znowelizowany został art. 5 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przewidujący podwyższony – w stosunku do powszechnie obowiązującego – 50% wskaźnik odpisu na fundusz na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dotychczas odpis w wysokości 50% był naliczany na pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Jednak od 15 stycznia 2009 r. wskaźnik ten może być stosowany jedynie w stosunku do pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Chodzi tutaj o rodzaje prac, których wykonywanie po 1 stycznia 2009 r. uprawnia do wcześniejszego przechodzenia na emeryturę, według zasad określonych w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.
Przy kwalifikowaniu pracowników, jako wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – także w celu naliczenia podwyższonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – mają zastosowanie definicje tych prac zawarte w ustawie o emeryturach pomostowych (wykazy prac zawarte w załącznikach nr 1 i nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych). Ponadto, do prac w szczególnych warunkach uprawniających do emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach, a więc także do naliczania podwyższonego odpisu na ZFŚS, należy zaliczyć prace górnicze wymienione w odrębnych przepisach (art. 50c ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).
| Ważne! Pracodawca - przedsiębiorca może w dowolny sposób kształtować wysokość odpisów Warto pamiętać, że pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową mogą dowolnie kształtować wysokości odpisów na ZFŚS w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Z tych możliwości mogą skorzystać np. pracodawcy, u których – w związku z wejściem w życie nowych definicji prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – określona grupa pracowników od 15 stycznia 2009 r. może nie być uwzględniana w przeciętnym zatrudnieniu w celu naliczania zwiększonego odpisu. W takim przypadku, pracodawca może wprowadzić podwyższony odpis w drodze zmiany układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, np. ustalając wskaźnik odpisu w wysokości 40% przeciętnego wynagrodzenia w stosunku do wszystkich pracowników. |
III. Zmiany przepisów skomplikują naliczenie odpisu na 2009 r.
W 2009 r., w związku z wprowadzonymi zmianami, przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się na podstawie:
» rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - za okres od 1 stycznia do 17 marca 2009 r.,
» rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - za okres od 18 marca do 31 grudnia 2009 r.
Co te zmiany oznaczają dla pracodawców naliczających odpis w 2009 r.? W praktyce:
» agenci zatrudnieni na podstawie umowy agencyjnej przez co najmniej 30 dni w miesiącu, będą uwzględniani w przeciętnym zatrudnieniu za styczeń i luty 2009 r.,
» osoby wykonujące pracę nakładczą powinny być uwzględniane od 1 stycznia do 17 marca 2009 r.
Jednocześnie, przy naliczaniu zwiększonego odpisu (50%) na pracowników zatrudnionych w tzw. szczególnie uciążliwych warunkach pracy, w rozumieniu obowiązującego do 14 stycznia 2009 r. przepisu art. 5 ust. 3 ustawy o ZFŚS, ich przeciętną liczbę należy ustalić w oparciu o wykazy prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze według stosowanych do końca 2008 r. wykazów prac określonych w załącznikach A i B do rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego oraz wzrostu emerytur i rent inwalidzkich dla pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy lub w szczególnym charakterze.
IV. Naliczanie odpisu na ZFŚS na 2009 r. – krok po kroku
Krok 1. Zaplanowanie stanu zatrudnienia w 2009 r.
Na początku każdego roku pracodawca ustala planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku (najpóźniej do 31 grudnia) powinien skorygować do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Jeżeli np. na początku roku pracodawca wie, że będzie rozszerzał swoją działalność i w związku z tym planuje zatrudnić nowych pracowników, lub przeciwnie – zakład w danym roku przeprowadzi redukcje w zatrudnieniu, to ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok, pracodawca powinien te dodatkowe okoliczności uwzględnić. Przy ujemnych zmianach (pracownicy odchodzą z firmy z różnych powodów – przechodzą na emerytury, świadczenia przedemerytalne, są przekazywani do innych pracodawców, zwalniani z przyczyn dotyczących pracodawcy lub sami rozwiązują stosunek pracy) może się bowiem okazać, że na początku roku naliczono więcej środków niż wynikałoby to z nieuwzględnionych zmian w stanie zatrudnienia. Pracodawca może mieć wówczas kłopoty z obowiązkową korektą środków ZFŚS w końcu roku, jeżeli np. te środki wydał w trakcie roku kalendarzowego na świadczenia socjalne.
W celu poprawnego naliczenia odpisu należy:
a) obliczyć przewidywane, przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2009 r., przeliczając osoby niepełnozatrudnione na pełne etaty (posługując się statystycznymi metodami: arytmetyczną, chronologiczną lub uproszczoną), osób przebywających na urlopach bezpłatnych. Przyjęta zasada planowania na początku roku przeciętnego zatrudnienia zakłada uwzględnienie ewentualnych w nim zmian in plus lub in minus (np. podział zakładu, połączenie z innym pracodawcą, ewentualne zwolnienia grupowe, itp.), które wystąpią w danym roku;
b) zsumować otrzymane wyniki z poszczególnych miesięcy roku i podzielić przez 12.
Osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy powinny być obligatoryjnie „przeliczone” na pełne etaty. Stosowanie tej zasady oznacza, że faktycznie odpis na fundusz jest naliczany na przeciętną liczbę pełnych etatów, a nie na poszczególne osoby (tzw. stan ewidencyjny).
Przepisy rozporządzenia nie określają specjalnego sposobu obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach do celów naliczenia odpisu na fundusz. Stanowią jedynie, że przy obliczaniu przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przy ustalaniu przeciętnej miesięcznej liczby osób zatrudnionych pracodawcy mogą więc stosować metody określone w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2008. Zgodnie z objaśnieniami do formularza Z-06 (Dział 1. Zatrudnienie i wynagrodzenia) przeciętne zatrudnienie należy obliczać jako sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12 (bez względu na to czy zakład funkcjonował cały rok, czy też nie ).
Natomiast metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu należy dostosować do sytuacji kadrowej w jednostce. W przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych należałoby stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu.
Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć:
» metodą uproszczoną, tj. na podstawie sumy 2 stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez 2, lub
» metodą średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez 2.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników. Oznacza to, że ustalając przeciętne zatrudnienie do celów socjalnych pracodawca powinien uwzględniać wszystkie osoby mające status pracownika w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, a zatem:
» osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, na zastępstwo), powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,
» pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych,
» pracowników przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym,
» pracowników tymczasowych, dla których agencja pracy tymczasowej jest pracodawcą - przepisy ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie wyłączają stosowania przepisów ustawy o ZFŚS w przypadku agencji pracy tymczasowej ,
» pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunku pracy – okres służby wojskowej jest zaliczany do wszystkich uprawnień pracowniczych).
W przypadku rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, jeżeli walne zgromadzenie spółdzielni postanowi stosować przepisy ustawy o funduszu do członków spółdzielni, podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem na dzień 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych ustalanej dla celów odpisu na fundusz nie uwzględnia się:
» osób, z którymi pracodawca zawarł cywilne umowy zlecenia lub umowy o dzieło (osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy, świadczą pracę na podstawie umów cywilnych w rozumieniu Kodeksu cywilnego),
» poborowych odbywających u pracodawcy zastępczą służbę poborowych - nie łączą ich z pracodawcą indywidualne umowy o pracę, nie są więc pracownikami firmy, na rzecz której świadczą pracę,
» osób przebywających na urlopach bezpłatnych na podstawie art. 174 Kodeksu pracy (na czas urlopu osoby te mają zawieszone prawa i obowiązki pracownicze – tego okresu nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze),
» osób uprawnionych do pobierania zasiłków lub świadczeń przedemerytalnych na podstawie przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; z tymi osobami pracodawca rozwiązał stosunek pracy, czyli nie są już pracownikami firmy. Jednocześnie osoby te jeszcze nie uzyskały uprawnień emerytalnych lub rentowych – nie mają więc statusu byłego pracownika emeryta czy rencisty,
» pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest jedynie użytkownikiem.
Krok 2. Obliczenie kwotowych wskaźników odpisu na ZFŚS
Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r., przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w 2008 r., po potrąceniu składek na ubezpieczenie społeczne, wyniosło 2.578,26 zł i z II półrocza 2008 r. – 2.666,77 zł. Zgodnie z ustawową zasadą, podstawę naliczenia funduszu w 2009 r. stanowi wyższa z podanych kwot, czyli 2.666,77 zł. Zatem wysokość odpisu w 2009 r. na poszczególne grupy wynosi:
a) dla pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy: 37,5% z 2.666,77 zł (podstawy), czyli 1.000,04 zł;
b) dla pracowników młodocianych:
» I rok nauki – 5% podstawy – 133,34 zł,
» II rok nauki – 6% podstawy – 160,01 zł,
» III rok nauki – 7% podstawy – 186,67 zł;
c) prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze: 50% podstawy – 1.333,39 zł;
d) dla pracowników z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności: 37,5% + 6,25% podstawy (nieobowiązkowe zwiększenie bez względu na wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego) = 1.000,04 zł + 166,67 zł = 1.166,71 zł;
» dobrowolne zwiększenie środków ZFŚS na każdego emeryta i rencistę – byłego pracownika: 6,25% podstawy – 166,67 zł.
| Pracodawca zaplanował, że w 2009 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać 80 pracowników, w tym: » 45 pracowników w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy i 10 pracowników na pół etatu – co w sumie daje 50 pełnych etatów [45 pełnych etatów + (10 x 1/2 etatu)], » 14 pełnoetatowców wykonujących pracę w szczególnych warunkach pracy według wykazu A rozporządzenia z 1983 r., które nie są uznawane w 2009 r. za takie prace według załącznika nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych, » 8 pracowników na 1/2 etatu legitymujących się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, czyli 4 etaty (8 x 1/2 etatu), » 3 pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki, których nie przelicza się na pełne etaty i nie uwzględnia się w przeciętnym zatrudnieniu. Ponadto pracodawca dokonuje zwiększenia funduszu na 15 byłych pracowników zakładu, będących emerytami. W oparciu o powyższe dane wstępne naliczenie odpisu na ZFŚS przedstawia się następująco: a) zatrudnieni w normalnych warunkach: 50 etatów x 1.000,04 zł = 50.002 zł, b) wykonujący prace w szczególnych warunkach: » naliczenie za okres od 1 do 14 stycznia 2009 r.: 14 etatów x 14 dni stycznia : 31 dni stycznia : 12 miesięcy x 1.333,39 zł = 702,54 zł, » naliczenie za okres od 15 stycznia do 31 grudnia 2009 . (jak na pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach): [(14 etatów x 17 dni stycznia : 31 dni stycznia) + (11 miesięcy x 14 etatów)]: 12 miesięcy x 1.000,04 zł) = 13.473,66 zł, » 702,54 + 13.473,66 = 14.176,20 zł, c) osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: (4 etaty x 1.000,04 zł + 8 osób x 166,67 zł = 4.000,16 zł + 1.333,36 zł = 5.333,52 zł - pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczenia odpisu na 2009 r., d) młodociani: (3 osoby x 133,34 zł) = 400,02 zł, e) byli pracownicy będący emerytami: 15 osób x 166,67 zł = 2.500,05 zł. Kwota wstępnego naliczenia funduszu za 2009 r., to - po zsumowaniu powyższych wyliczeń – 72.411,79 zł. Do 30 września 2009 r. pracodawca musi odprowadzić na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS 100% pieniężnej równowartości naliczonych odpisów, z tym, że do 31 maja 2009 r. - co najmniej 75% tego naliczenia (54.308,84 zł). Nie ma też przeszkód, aby dokonać przekazania całości środków wraz z naliczeniem odpisu lub monitorować na bieżąco zmiany w stanie zatrudnienia i odpowiednio dostosowywać wartość środków pieniężnych na rachunku ZFŚS – jednakże z zachowaniem ustawowych terminów. |
Podstawa prawna:
» art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 12, art. 21 a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, ze zm.),
» art. 3 oraz załącznik nr 1 i nr 2 do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656),
» § 1, § 2, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168, ze zm.) – akt nieobowiązujący,
» § 1, § 2, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349),
» § 1 ust. 1 pkt 146 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2008 (Dz.U. nr 36, poz. 202, ze zm.),
» obwieszczenie Prezes GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. (M.P. nr 11, poz. 138).
» art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 12, art. 21 a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, ze zm.),
» art. 3 oraz załącznik nr 1 i nr 2 do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656),
» § 1, § 2, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168, ze zm.) – akt nieobowiązujący,
» § 1, § 2, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349),
» § 1 ust. 1 pkt 146 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 17 stycznia 2008 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2008 (Dz.U. nr 36, poz. 202, ze zm.),
» obwieszczenie Prezes GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. (M.P. nr 11, poz. 138).
Autor: Jadwiga Stefaniak
