Z dniem 1 stycznia 2009 r. weszła w życie ustawa z 4 września 2008 r. nowelizująca ustawę o emeryturach i rentach z FUS. Na podstawie nowych przepisów, jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników - proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy. Jak pokazuje praktyka przepis ten nie rozwiązał jednak problemów osób, chcących przejść na emeryturę i mających problemy z udokumentowaniem swoich zarobków.

Sprawa ta stała się przedmiotem interpelacji poselskiej (nr 8845), skierowanej do Minister Pracy i Polityki Społecznej Jolanty Fedak. Posłowie wskazali, że wprowadzone 1 stycznia 2009 r. zmiany uniemożliwiają uzyskanie wyższych świadczeń przez niektórych emerytów, zwłaszcza tych z dłuższym stażem emerytalnym. Mają oni trudności z udokumentowaniem 20 najkorzystniejszych płacowo lat pracy w związku ze zniszczeniem dokumentacji płacowej, co nie wynikało z ich winy. Zmiana ustawy dająca możliwość przyjęcia minimalnego wynagrodzenia za utracone lata nie jest dla nich satysfakcjonująca, ponieważ - gdyby wyraziły zgodę na takie przeliczenie - to podstawa ich świadczeń byłaby niższa niż obecna wyliczona podstawa. W posiadaniu ZUS są źródłowe dokumenty do odtworzenia zbliżonych orientacyjnie zarobków.

W interpelacji jako przykładowe rozwiązanie zaproponowano umożliwienie prezesowi ZUS, powoływanie komisji rzeczoznawców w sprawach pracy i płacy, która w trudnych sprawach mogłaby orzekać o odtworzeniu zarobków z tych lat, za które osoba zainteresowana nie jest w stanie przedłożyć dokumentów o wysokości wynagrodzenia.

Zasady przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników nie były w przeszłości regulowane przepisami emerytalno-rentowymi. Do końca 1990 r. zakłady pracy zobowiązane były do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez 12 lat. Natomiast od l stycznia 1991 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest uzależniony od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń, które nie ustanawiają daty granicznej. Od tej daty archiwa państwowe nie wydają zezwolenia na zlikwidowanie dokumentacji płacowej zakładów pracy przed upływem 50-letniego okresu przechowywania.

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku według wzoru określonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (druk ZUS Rp-7) lub legitymacja ubezpieczeniowa (od 1959 r. była ona podstawowym dowodem objęcia pracownika ubezpieczeniem społecznym) zawierająca stosowne wpisy o wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia, która w przypadku załączenia jej do wniosku w oryginale stanowi samoistny środek dowodowy w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.

Jak stwierdziła minister pracy, każdy pracownik we własnym zakresie powinien dbać o to, aby pracodawca wywiązywał się z obowiązków corocznego wpisywania w legitymacji ubezpieczeniowej wysokości wynagrodzenia za poszczególne lata kalendarzowe, bowiem w razie trudności w uzyskaniu zaświadczenia z byłego zakładu pracy legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca poświadczone przez pracodawcę wpisy o zarobkach była i jest nadal często jedynym wiarygodnym dla organu rentowego dokumentem pozwalającym ustalić podstawę wymiaru świadczenia.

Minister pracy podkreśliła, że ustalając podstawę wymiaru świadczeń, uwzględnia się wyłącznie prawidłowo i niepodważalnie udokumentowane wysokości dochodów osiąganych z pracy, nie ma natomiast miejsca na domniemanie co do wysokości wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia.

Zaświadczenie o wysokości zarobków powinno być zatem wystawione przez pracodawcę (lub prawnego następcę pracodawcy) na podstawie dokumentacji płacowej. Jeżeli dokumentacja taka nie istnieje, dopuszczalne jest ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. akt osobowych pracownika (umowa o pracę, angaże, pisma o powołaniu, mianowaniu oraz inne pisma określające wynagrodzenie danej osoby), jednak pod warunkiem, że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne. W przypadku natomiast, gdy zakład pracy został zlikwidowany, istnieje możliwość ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty na podstawie poświadczonych przez archiwistę dokumentów płacowych zlikwidowanego zakładu, przechowywanych w archiwum.

Minister pracy podkreśliła, że decyzja przyznająca emeryturę lub rentę jest dokumentem finansowym rodzącym przez wiele lat poważne skutki finansowe dla budżetu państwa. Dlatego też nie ma możliwości uwzględnienia propozycji poselskiej, aby przy prezesie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powołać komisję rzeczoznawców, która ustalałaby domniemane zarobki ubezpieczonych w sytuacji braku możliwości ich udokumentowania.

Reasumując, ostatnio wprowadzone zmiany w ustawie emerytalnej, które pozwalają na przyjmowanie jako podstawy wymiaru składek dla celów emerytalnych płacy minimalnej są - zdaniem minister pracy - wystarczające i nie ma obecnie możliwości wprowadzania kolejnych, korzystniejszych dla ubezpieczonych zmian. Zatem każdy pracownik powinien dbać o prawidłowe dokumentowanie swoich zarobków do celów ustalenia świadczenia emerytalnego w przyszłości.