Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy. W związku z tym, o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia za pracę informuje pracownika w formie pisemnej w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych, którą ma obowiązek wręczyć pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia z pracownikiem umowy o pracę. Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę również obowiązek aktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku ich zmian. Pracodawca powinien tego dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od wejścia w życie zmian, a gdy rozwiązanie umowy miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę. Jednak najbardziej istotne jest to, że z przepisów Kodeksu pracy wynika, że obowiązek aktualizowania pisemnej informacji dotyczy tylko dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę i obejmującego pracownika układu zbiorowego pracy. Przepisy prawa pracy nie wskazują natomiast, czy i w jakiej formie należy poinformować pracownika o zmianie terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. W takiej sytuacji zasadnym będzie w celu zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę uzyskać od pracownika pisemne oświadczenie. Z oświadczenia powinno wynikać, iż pracownik wnosi o przesunięcie terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę za grudzień 2008 r. np. na 5 stycznia 2009 r. Wniosek pracownika powinien być zaakceptowany przez pracodawcę. Swoją drogą w terminie 1 miesiąca od zmiany pracodawca może pracownikowi zaktualizować informację, wskazując termin wypłaty poborów za grudzień w styczniu 2009 r.

Chociaż termin wypłaty wynagrodzenia za pracę nie jest jednym z istotnych elementów umowy o pracę, często zdarza się, że taki zapis wprowadzono do jej treści. W takim przypadku zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2008 r. na styczeń 2009 r. będzie wymagała zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego. W razie braku zgody pracownika (co wydaje się nierealne, biorąc korzystniejszą skalę opodatkowania), wymagane będzie dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Taka sytuacja spowodować może, że wynagrodzenie za grudzień 2008 r. będzie musiało być wypłacone w terminie dotychczasowym, określonym w umowie o pracę. Albowiem okres wypowiedzenia upłynie po 10 stycznia 2009 r. Natomiast wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacone nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia u pracodawców, zatrudniających co najmniej 20 pracowników i mających obowiązek ustalania regulaminu pracy nie jest czynnością prostą, ale możliwą. Pracodawca powinien mieć na uwadze, aby zmianę treści regulaminu pracy w zakresie przesunięcia wypłaty poborów za grudzień 2008 r. na styczeń 2009 r. (nie później jednak niż do 10 stycznia) skonsultować z organizacją związkową, jeśli taka w zakładzie funkcjonuje. Albowiem pominięcie uzgodnień ze związkami spowoduje nieważność zmiany treści regulaminu pracy, w tym przypadku w zakresie wyznaczenia innego dnia wypłaty wynagrodzenia za pracę. Biorąc po uwagę uzgodnienia ze związkami zawodowymi i postanowienia Kodeksu pracy, że regulamin pracy, w tym jego zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników, zachodzą obawy czy pracodawca zdąży wprowadzić nowe regulacje w zakresie zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę do daty ustalonej dotychczas, np. do końca grudnia. Jednakże procedura wprowadzania zmian w treści regulaminu pracy jest uproszczona w przypadku nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Wówczas regulamin pracy jak i jego zmiany pracodawca ustala sam. Pracodawca jest ponadto obowiązany zapoznać pracowników, w sposób przyjęty w zakładzie, o zmianie jego postanowień, w tym przypadku o zmianie terminu wypłaty wynagrodzenia. Sprzeczne byłoby z regulaminem pracy działanie pracodawcy, który bez wcześniejszej zmiany regulaminu, przewidującego wypłatę wynagrodzenia za pracę do końca każdego miesiąca, wypłaci grudniowe pobory zgodnie z wnioskiem pracownika np. 5 stycznia 2009 r.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest terminowa wypłata wynagrodzenia za pracę. Każda wypłata wynagrodzenia za pracę po upływie ustalonego w zakładzie terminu wypłaty jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy przeprowadzając kontrolę z zakresu prawnej ochrony pracy ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania terminowej wypłaty wynagrodzenia za pracę ustali, czy w danym przypadku postępowanie pracodawcy wypełnia znamiona wykroczenia w zakresie terminowego wypłacania wynagrodzenia. Biorąc jednak pod uwagę, że zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia została wprowadzona zgodnie z wymaganiami przepisów oraz to, że zmiana terminu przyniosła pracownikowi korzyść, trudno uznać takie postępowanie pracodawcy za nieuprawnione. Inspektor pracy powinien również uwzględnić fakt, że pracodawca zmienił termin wypłaty wynagrodzenia na późniejszy w związku ze złożonym przez pracownika wnioskiem.

Możliwość przesunięcia wypłaty wynagrodzenia za pracę na początek kolejnego miesiąca nie może stanowić naruszenia przepisów prawa podatkowego. Zgodnie bowiem z regulacjami Kodeksu pracy, wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w stałym i z góry ustalonym terminie, nie później jednak niż do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W związku z tym, przesunięcie wypłaty wynagrodzenia za pracę o kilka dni w celu zmniejszenia zaliczki na podatek dochodowy nie należy poczytywać za obejście prawa. Ponadto przesunięcie wypłaty grudniowej na styczeń 2009 r. jest także korzystne dla pracodawcy, albowiem rok obrachunkowy pokryje się w takim przypadku z kalendarzowym.

Osoba pozostająca w stosunku pracy podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, natomiast pracodawca - jako płatnik składek - ma obowiązek naliczać i odprowadzać składki od przychodu osiąganego przez pracownika. Warto podkreślić, że pracownik, który wnosi o przesunięcie grudniowej wypłaty na styczeń następnego roku nie musi obawiać się o ciągłość trwania ubezpieczenia. W tym przypadku istotny jest bowiem sam fakt podlegania ubezpieczeniom (w przypadku pracownika - obowiązek ubezpieczeń trwa od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy), a nie fakt comiesięcznego opłacania składek. Pracodawca, w dokumentach rozliczeniowych do ZUS sporządzanych za grudzień, wykaże pracownika z zerową podstawą i zerowymi składkami, a składki zostaną odprowadzone w styczniu od przychodu osiągniętego w tym miesiącu (czyli od sumy wynagrodzenia grudniowego, ale wypłaconego w styczniu oraz styczniowego, wypłaconego w normalnym terminie wypłaty).