Informacja ZUS IWA jest przekazywana do ZUS-u do 31 stycznia każdego roku przez płatników składek, którzy spełniają łącznie warunki:

» byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,

» w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

» byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja.

Dla tych płatników składek właściwy oddział ZUS, na podstawie złożonej informacji na formularzu ZUS IWA, ustala wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowej. Wysokość stopy procentowej ZUS ma obowiązek przekazać płatnikowi nie później niż do 20 kwietnia danego roku.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków wprowadza nowy wzór formularza ZUS IWA. Z nowego wzoru od 31 października 2007 r. (moment wejścia w życie nowych przepisów) muszą korzystać płatnicy składek, którzy składają formularze ZUS IWA elektronicznie lub jako wydruk z programu. Pozostali płatnicy, składający formularze w formie pisemnej, mogą korzystać ze starych druków do wyczerpania posiadanych zapasów. Oznacza to, że do końca stycznia 2008 r. płatnicy składający ZUS IWA w formie elektronicznej lub w formie wydruku muszą przekazać formularz według nowego wzoru. Pozostali płatnicy mogą korzystać z formularzy (nawet wg starych wzorów), w które zaopatrzyli się wcześniej, do wyczerpania zapasów.

Zmiany wprowadzone w formularzu mają na celu dostosowanie systemu informatycznego ZUS do obsługi podmiotów mieszczących się lub zamieszkałych za granicą oraz zmian oznaczeń przesyłek poleconych. Dla płatników składek składających informacje w formie pisemnej zmiana druku ZUS IWA oznacza konieczność zaopatrzenia się w formularze, zgodne z nowym wzorem. Natomiast płatnicy przekazujący informację elektronicznie lub w formie wydruku – muszą zaopatrzyć się w nową wersje programu PŁATNIK. Wersja ta, dostosowana do wprowadzonych zmian jest dostępna na stronach www.e-inspektorat.zus.pl oraz w oddziałach ZUS.

Porównanie dotychczasowego i nowego wzoru – w tabeli poniżej: