Ministerstwo Gospodarki pracuje nad projektem założeń projektu tzw. ustawy deregulacyjnej, czyli ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców.

Jak wskazuje nazwa projektowanej ustawy nowe przepisy mają na celu ułatwienie życia przedsiębiorcom i obywatelom, a spora część proponowanych zmian z pewnością spotka się z pozytywnym przyjęciem przez pracodawców i pracowników.

Projekt założeń zakłada wprowadzenie zmian w:

Kwestia udzielania zaległych urlopów wypoczynkowych była podnoszona wielokrotnie i za każdym razem podkreślano, że obecny termin wykorzystania tego urlopu (do 31 marca następnego roku) jest w wielu przypadkach zbyt krótki.

Resort gospodarki proponuje wydłużenie terminu wykorzystania zaległego urlopu dla wszystkich pracowników do 31 lipca następnego roku. Propozycję tę tłumaczy się tym, że krótki, 3-miesięczny termin na wykorzystanie zaległych urlopów dezorganizuje pracę firm i naraża pracodawców na szkody. Ponadto okres na wykorzystanie zaległych urlopów przypada na okres zwiększonej absencji chorobowej pracowników, co oznacza w praktyce, że wykorzystywanie urlopów w okresie pobytów pracowników na zwolnieniach lekarskich jest niemożliwe.

Wśród założeń znalazła się propozycja doprecyzowania przepisu art. 77² ust. 4 Kodeksu pracy, dotyczącego trybu uzgadniania regulaminu wynagradzania, w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż 1 organizacja związkowa. W tym zakresie proponuje się wprowadzenie odwołania do trybu, o którym mowa w art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym regulamin wynagradzania ustala pracodawca w przypadku,  gdy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni.

W projekcie proponuje się zniesienie obowiązku uzyskiwania opinii uprawnionych rzeczoznawców ds. bhp w zakresie projektów budowy lub przebudowy obiektów, w których przewiduje się pomieszczenia pracy. Na pracodawcy nadal spoczywałby jednak obowiązek zapewnienia by budowa lub przebudowa obiektów, w których przewidziane są pomieszczenia pracy była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników przez 50 lat. W przypadku dużych firm wypełnianie tego obowiązku generuje duże koszty - bez względu na to, czy pracodawca przechowuje te dokumenty we własnych pomieszczeniach, czy przekazuje do przechowawnia odpowiednim firmom.

Projekt zakłada umożliwienie pracodawcom przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, co znacznie ograniczyłoby koszty jej archiwizacji.

Obecnie należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Projekt założeń zakłada skrócenie okresu przedawnienia do 5 lat. W ocenie Ministerstwa Gospodarki obecny okres przedawnienia należności wobec ZUS jest zbyt długi, stąd propozycja jego zrównania z okresem przedawnienia należności podatkowych, który określają przepisy Ordynacji podatkowej.

Równolegle ze skróceniem okresu przedawnienia należności miałby ulec skróceniu okres przechowywania kopii dokumentów deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych z 10 do 5 lat.

Kolejne propozycje dotyczą zmian w zakresie obowiązków informacyjnych płatnika wobec ubezpieczonego. Obecnie płatnik składek (pracodawca) ma obowiązek co miesiąc przekazywać ubezpieczonemu (pracownikowi) informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych na piśmie lub za zgodą pracownika - w formie dokumentu elektronicznego w celu ich weryfikacji.

Ministerstwo Gospodarki proponuje, aby płatnik musiał przekazywać ubezpieczonemu informacie z raportów miesięcznych (ZUS RMUA) raz na rok lub na żądanie pracownika, nie częściej jednak niż raz na miesiąc. Takie rozwiązanie miałoby odciążyć szczególnie średnie i duże firmy, gdzie w związku z dużą liczbą zatrudnianych pracowników koszty wytworzenia i dystrybucji informacji ZUS RMUA są bardzo wysokie.

Ministerstwo Gospodarki proponuje, aby płatnicy składek mieli obowiązek przekazywania do ZUS deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA nie rzadziej niż raz na kwartał, a nie jak obecnie - co miesiąc. Płatnicy nadal jednak mieliby obowiązek comiesięcznego sporządzenia i przekazywania do ZUS imiennych raportów miesięcznych oraz opłacania składek.

Powyższa propozycja wynika z faktu, że informacje zawarte w raportach imiennych oraz deklaracjach rozliczeniowych pokrywają się, zatem nie ma uzasadnienia dla przesyłania do ZUS dublujących się danych.

Obecnie w większości przypadków płatnik składek ma 7 dni na dokonanie zgłoszenia, wyrejestrowania lub zmiany danych do ZUS, natomiast za niedopełnienie obowiązków w tym terminie grożą kary grzywny. Resort gospodarki proponuje, aby terminy te we wszystkich przypadkach wynosiły 14 dni.

Obecnie w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik musi przechowywać przez 5 lat.

W projekcie proponuje się, aby zmianie uległa forma przechowywanego dokumentu z papierowej na elektroniczną, natomiast okres przechowywania pozostałby taki sam (5 lat).

W obecnym stanie prawnym dobrowolne ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe ustają z mocy ustawy m.in. od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono składki w terminie składki należnej na to ubezpieczenie. W uzasadnionych wypadkach ZUS, na wniosek osoby ubezpieczonej, może wyrazić zgodę na opłacenie składki po terminie.

Ministerstwo Gospodarki proponuje rezygnację z instytucji ustawania z mocy ustawy dobrowolnych ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i chorobowego na skutek nieopłacenie w terminie składek. W ocenie resortu gospodarki obecnie obowiązujące przepisy są nadmiernie restrykcyjne i powodują ustanie dobrowolnego ubezpieczenie społecznego nawet w wypadku jednodniowego przekroczenia terminu płatności. Problem ten był wielokrotnie poruszany w wystąpieniach Rzecznika Praw Obywatelskich, posłów oraz płatników składek. Według danych resortu gospodarki przykładowo w 2009 r. aż 94,3 proc. wniosków o zapłacenie składki na ubezpieczenie po terminie zostało pozytywnie rozpatrzonych przez ZUS. Dlatego też w projekcie proponuje się, aby podobnie jak przystąpienie do dobrowolnych ubezpieczeń, także rezygnacja objęcia nimi była uzależniona od woli danej osoby. W okresie między zgłoszeniem a wyrejestrowaniem składki powinny być, w ocenie resortu gospodarki, należne, a zatem obowiązkowe byłoby ich opłacanie. W przypadku nieopłacania składek w terminie podlegałyby one przymusowemu dochodzeniu za ten okres, a do czasu ich uregulowania wstrzymane byłoby prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Kolejną zmianą, która z pewnością ucieszy pracodawców, jest propozycja zniesienia obowiązku wystawiania zaświadczeń potwierdzających okresy składkowe i nieskładkowe (ZUS Rp-7) dotyczących danych przekazywanych od 1 stycznia 1999 r.

Organy rentowe wszystkie informacje wykazywane przez płatników w zaświadczeniach otrzymują co miesiąc w raportach miesięcznych i deklaracjach rozliczeniowych. Nie ma zatem uzasadnienia, aby zobowiązywać płatników do przekazywania ponownie tych samych informacji, którymi dysponują organy rentowe na podstawie wcześniej otrzymanych danych.

W projekcie założeń do projektu ustawy znalazła się także propozycja dotycząca zmian w zakresie przekazywania zaświadczeń lekarskich do ZUS. Obecnie osoba ubezpieczona (pracownik) zobowiązana jest dostarczyć zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek (pracodawcy) w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Płatnik przekazuje je niezwłocznie do ZUS, podając datę dostarczenia tego zaświadczenia przez osobę ubezpieczoną. Zaświadczenie lekarskie wystawia się z dwiema kopiami:

• oryginał zaświadczenia wystawiający przesyła w ciągu 7 dni od dnia wystawienia bezpośrednio do ZUS,
• pierwszą kopię zaświadczenia lekarskiego otrzymuje ubezpieczony,
• drugą kopię wystawiający zaświadczenie przechowuje przez okres 3 lat.

Ministerstwo Gospodarki zakłada, że pracownicy nadal będą przekazywali zaświadczenie lekarskie pracodawcy w ciągu 7 dni, ale obowiązek pracodawcy ograniczać się będzie jedynie do przekazania informacji o wykorzystaniu przez ubezpieczonego zaświadczenia lekarskiego, z podaniem najważniejszych informacji, a więc: numeru zaświadczenia lekarskiego i numeru PESEL ubezpieczonego w formie elektronicznej, w formie np. pliku pdf (na odpowiedni adres poczty mailowej wskazany przez właściwy oddział ZUS) albo przedstawienia zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej. Po przekazaniu wskazanych wyżej danych pracodawca miałby zwracać zaświadczenie lekarskie pracownikowi tak, aby nie powstał obowiązek archiwizowania tych dokumentów.

Przedstawione propozycje to zaledwie część zmian, jakie proponuje wprowadzić Ministerstwo Gospodarki. Które z nich zasługują na pochwałę i co jeszcze należałoby, Państwa zdaniem, zmienić? Zapraszamy do komentowania!