Pracodawca wystąpił do przewodniczącego komisji zakładowej związku zawodowego działającego w tym zakładzie o udzielenie informacji w formie wykazu o osobach korzystających z ochrony związku zawodowego. Przedstawiciele związku zawodowego uznali takie działanie pracodawcy za naruszające przepisy i skierowali w tej sprawie skargę do GIODO.

Zdaniem GIODO informacje, ujawniające przynależność związkową to dane „szczególnie chronione”, o jakich mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne tylko, gdy spełnione są przesłanki określone w ustawie (m.in. gdy przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony). Ponadto, jak podkreśli w uzasadnieniu swej decyzji GIODO, administrator danych nie może zbierać danych osobowych w zakresie szerszym, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego te dane są zbierane.

Zdaniem GIODO przepisy nakazujące współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy nie upoważniają pracodawcy do pozyskiwania od związku zawodowego w formie imiennej listy, danych osobowych pracowników korzystających z ochrony związku zawodowego, bowiem narusza to jedną z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych, jaką jest zasada adekwatności. Takie żądanie pracodawcy powoduje natomiast, że pozyskuje w ten sposób dane osobowe pracowników objętych ochroną związkową również na zapas, co w świetle przepisów ustawy jest niedopuszczalne. W konsekwencji GIODO uznał, że bank powinien pozyskiwać informacje o pracownikach poprzez indywidualne wystąpienie odnoszące się do poszczególnego pracownika.

Pracodawca zwrócił się do GIODO z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy, podkreślając, że obowiązek współdziałania pracodawcy w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy ulega konkretyzacji w dwóch sytuacjach, tj. zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę oraz w przypadku zasięgania opinii w procedurze rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. W konsekwencji pracodawca musi wiedzieć, której z działających u niego organizacji związkowych pracownik jest członkiem lub która z tych organizacji podjęła się obrony praw pracownika.

GIODO utrzymał jednak w mocy wydaną decyzję, a sprawa na skutek skargi pracodawcy trafiła na wokandę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Sąd uznał skargę pracodawcy za uzasadnioną i uchylił obie decyzje GIODO.

Zdaniem WSA pracodawca miał nie tylko prawo, ale i obowiązek zażądać od związku zawodowego wykazu osób, bądź danych osobowych osoby, o ile to żądanie wiąże się ze ściśle określonymi celami wynikającymi z Kodeksu pracy. Celem tym zaś może być np. zamiar wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartą na czas nieokreślony. Pracodawca podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Jeżeli pracodawca w swoim żądaniu określi wskazany już wyżej cel, podając np. imienną listę pracowników, którym zamierza wypowiedzieć umowę o pracę lub też rozwiązać z nimi umowy o pracę bez wypowiedzenia, to w takiej sytuacji - w ocenie sądu - nie można mu zarzucić, że narusza wskazane wyżej przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Nie ma bowiem żadnej, prawnie uzasadnionej różnicy, pomiędzy danymi dotyczącymi pojedynczego pracownika, a danymi grupy pracowników, przy założeniu, że zarówno w jednej sytuacji, jak i w drugiej, cel tego żądania będzie jasno sprecyzowany (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 28 października 2009 r., sygn. II SA/Wa 16/09).