Stosowanie nowych przepisów o podnoszeniu kwalifikacji pracowników w praktyce nie okazuje się takie proste jak mogłoby się to wydawać. Mimo, iż przepisy te obowiązują już przeszło od miesiąca (tj. od 16 lipca br.) wciąż pojawiają się nowe wątpliwości. Aby upewnić Państwa w słuszności podejmowanych decyzji związanych z dokształcaniem się pracowników zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze lub sprawiające największe problemy pytania. Sprawdźcie Państwo sami!
1. Dokształcania się pracownika bez pisemnej umowy
2. Zakres zgody na dokształcanie udzielonej przez pracodawcę
3. Wyrażenie zgody na dokształcanie się pracownika w trakcie szkolenia
4. Zakres obowiązkowych uprawnień kształcącego się pracownika
5. Udzielenie „podstawowych” uprawnień szkoleniowych pracownikowi a prawo do zawarcia „lojalki”
6. Długość zwolnień od pracy umożliwiających dojazd na zajęcia
7. Konsultacja z promotorem a zwolnienie od pracy
8. Urlop szkoleniowy na egzamin potwierdzający kwalifikacje
9. Urlop szkoleniowy na przygotowanie pracy dyplomowej, czy na egzamin dyplomowy?
10. Urlop szkoleniowy a szkolenia BHP
11. Rodzaj kończonych studiów a wymiar urlopu szkoleniowego
12. Okres trwania „umowy o odpracowanie”
13. Złe wyniki w nauce a forma dyscyplinowania pracownika
14. Szkolenia rozpoczęte przed 16 lipca 2010 r. a zasady ich kontynuowania
15. Kiedy nie trzeba płacić za urlop i zwolnienia na szkolenie?
1. Dokształcania się pracownika bez pisemnej umowy
Czy jeśli pracodawca nie zawrze z pracownikiem pisemnej umowy o dokształcanie, to czy pracownik będzie mógł udowodnić, że pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji (od której zależą obowiązki pracodawcy)?
Tak, pracownik pomimo braku pisemnej umowy może próbować to udowodnić powołując się na konkretne postępowanie pracodawcy. Możliwe są 2 przypadki:
- pracodawca nie zawarł umowy szkoleniowej chociaż powinien, gdyż wymaga od pracownika „odpracowania” szkolenia albo
- pracodawca nie ma obowiązku zawierania umowy szkoleniowej - bo nie wymaga „odpracowania”.
Jeśli zaś pracodawca nie zawarł umowy szkoleniowej i nie wymaga od pracownika odpracowania okresu i kosztów kształcenia, w takiej sytuacji jako wyraz zgody pracodawcy na kształcenie możne poczytać np. finansowanie pracownikowi kształcenia (w całości lub w części) lub przyznanie mu świadczenia przewidzianego dla pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe np. płatnego zwolnienia na szkolenie, czy płatnego urlopu szkoleniowego.
| Ważne! Zgoda może być wyrażona także przez działanie Czasem, w zależności od okoliczności, nawet jednorazowe płatne zwolnienie pracownika na zajęcia związane z kształceniem może potwierdzać zgodę pracodawcy na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych. |
Nawet udzielnie jednorazowego zwolnienia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na udział na zajęcia może w konkretnym przypadku zostać uznane za wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i skutkować koniecznością zwalniania pracownika na wszystkie obowiązkowe zajęcia przypadające w godzinach pracy pracownika lub niedługo po tych godzinach).
| Zdaniem MPiPS: Samo przyjęcie informacji o kształceniu nie oznacza wyrażenia zgody Zdaniem Ministerstwa pracy samo powiadomienie pracodawcy o szkoleniu nie oznacza jeszcze zgody tego ostatniego na nie. Decyzja pracodawcy w sprawie podnoszenia kwalifikacji powinna poprzedzać korzystanie przez pracownika z obligatoryjnych świadczeń z tym związanych oraz ewentualne przyznanie mu przez pracodawcę świadczeń fakultatywnych. Dlatego uprawnienia z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie będą przysługiwały pracownikowi, który nie ujawnia pracodawcy faktu nauki, nie zwraca się o wyrażenie zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, natomiast występuje o udzielenie np. urlopu szkoleniowego na egzamin kończący studia wyższe. (Stanowisko MPiPS z czerwca 2010 r, DPR I - 079 - 234/10) |
2. Zakres zgody na dokształcanie udzielonej przez pracodawcę
Czy pracodawca może udzielić zgody na udział pracownika tylko w części kursu/szkolenia?
Zdaniem MPiPS zgoda pracodawcy udzielona przed podjęciem przez pracownika nauki powinna dotyczyć takiego procesu kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe. Powinna zatem obejmować pełen, zamknięty proces kształcenia, umożliwiający pracownikowi faktyczne podniesienie kwalifikacji. A zatem uprawnienia pracownika wynikające z faktu podnoszenia przez niego kwalifikacji zawodowych, przewidziane w Kodeksie pracy jako obowiązkowe dla pracodawcy, będą mu przysługiwały przez cały okres nauki
| W razie studiów podyplomowych, zgodnie z programem nauki obejmujących np. 3 semestry, wyrażenie zgody na 1 semestr nauki, nie umożliwia podniesienia kwalifikacji do określonego poziomu. |
| Ważne! Pracodawca może finansować tylko część szkolenia Zgoda na finansowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych (inaczej jak zgoda na samo dokształcanie) może już dotyczyć tylko części etapu nauki, np. finansowanie kolejnych semestrów nauki można uzależnić od wyników „szkolnych” pracownika. |
3. Wyrażenie zgody na dokształcanie się pracownika w trakcie szkolenia
Czy jeśli pracownik rozpocząć dokształcanie się bez poinformowania o tym fakcie pracodawcę, to czy w trakcie nauki może wystąpić do pracodawcy o wyrażenie zgody na to szkolenie?
Możliwe jest wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych także w sytuacji, gdy pracownik dotychczas uczący się we własnym zakresie wystąpi do pracodawcy o zgodę na dalsze dokształcanie. W takim przypadku jest możliwe, aby zgoda pracodawcy objęła jedynie pozostałą część podnoszenia kwalifikacji (np. ostatni rok studiów). Jeśli pracownik tę zgodę otrzyma, będzie kontynuował naukę mając odtąd co najmniej prawo do:
- zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach (jeżeli zajęcia w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych będą przypadać w czasie pracy pracownika lub, gdy bez zwolnienia od pracy pracownik spóźni się na zajęcia), czy
- urlopu szkoleniowego (w razie konieczności przystąpienia do egzaminów, o których mowa w nowym art. 1032 § 1 kp).
| Ważne! Najpierw decyzja pracodawcy potem przyznanie pracownikowi uprawnień Zgoda pracodawcy na szkolenie powinna zawsze poprzedzać przyznanie wszelkich świadczeń szkoleniowych z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. |
| Pracownik zapisał się na studia podyplomowe, nie informując o tym pracodawcy. Pracownik sam wpłacił pierwszą ratę opłaty za naukę. Po ukończeniu semestru wystąpił do pracodawcy o sfinansowanie pozostałych dwóch rat. Pracodawca wyraził zgodę. Odtąd , nie tylko, że zapłacił za pozostały okres nauki to jeszcze musi zwalniać pracownika na zajęcia, jeśli są w godzinach pracy (na które wcześniej pracownik brał np. urlop wypoczynkowy). |
4. Zakres obowiązkowych uprawnień kształcącego się pracownika
Do jakich działań zobowiązuje się pracodawca, który wyraża zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika?
Co do zasady pracodawca zobowiązany jest jedynie do udzielania pracownikowi zwolnień od pracy umożliwiających punktualne przybycie na zajęcia oraz ewentualnie urlopu szkoleniowego.. Inne świadczenia, np. dofinansowanie szkoleń, dojazdów, podręczników są dobrowolne (chyba, że obowiązek ich pokrywania wynikałby z przepisów szczególnych np. pragmatyk pracowniczych lub przepisów branżowych).
5. Udzielenie „podstawowych” uprawnień szkoleniowych pracownikowi a prawo do zawarcia „lojalki”
Czy jeśli pracodawca nie finansuje szkolenia ani dojazdów, a jedynie udziela pracownikowi „podstawowych zwolnień i urlopu szkoleniowego, to czy może wymagać jego odpracowania?
Ministerstwo Pracy prezentuje pogląd, że „w przypadku każdego, zakończonego procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w związku z którym pracodawca przyznał pracownikowi dodatkowe świadczenia, umowa szkoleniowa może przewidywać „okres odpracowania” nie dłuższy niż 3 lata”.
Oznacza to, że lepiej nie zawierać postanowienia o „odpracowaniu”, jeżeli pracodawca nie przyznał pracownikowi dodatkowych świadczeń (np. zwrot kosztów nauki, dojazdów, podręczników itp.), w umowie szkoleniowej, gdyż:
- może to zostać uznane za postanowienie dla pracownika mniej korzystne niż przepisy k.p.
- w praktyce taki zapis i tak nie związałby pracownika z pracodawcą. Pracodawca nie miałby wówczas sankcji w postaci konieczności zwrotu kosztów przez pracownika, a w związku z tym pracownik i tak mógłby spokojnie odejść z pracy w okresie odpracowania.
6. Długość zwolnień od pracy umożliwiających dojazd na zajęcia
W jaki sposób określić, kiedy pracownik na prawo do zwolnienia od pracy, aby zdążył on dojechać na zajęcia? Załóżmy, że obowiązkowe zajęcia pracownika zaczynają się o godz. 17.00, a praca kończy się o godz. 16.00. Czy w takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika z ostatniej godziny pracy?
Długość zwolnienia od pracy w celu umożliwienia pracownikowi dojazdu na zajęcia zależą od czasu jaki potrzebuje pracownik, aby punktualnie dotrzeć na zajęcia. Jeśli zatem czas 1 godziny wystarcza pracownikowi, aby dotarł on punktualnie z zakładu pracy na zajęcia, to w takim przypadku, w ogóle nie ma potrzeby udzielać mu zwolnienia.
7. Konsultacja z promotorem a zwolnienie od pracy
Czy trzeba pracownikowi udzielać zwolnień na konsultację z promotorem?
Jeśli w program studiów jest wpisany obowiązek prowadzenia konsultacji z promotorem, w takiej sytuacji udzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy umożliwiający mu ten kontakt będzie obowiązkiem pracodawcy, gdyż trzeba będzie potraktować takie spotkania jako obowiązkowe zajęcia.. Warto jednak zwrócić uwagę, iż na ogół takie konsultacje są dobrowolne, a co za tym idzie, pracodawca może ale nie musi udzielać pracownikowi zwolnienia na wzięcie w nich udziału.
8. Urlop szkoleniowy na egzamin potwierdzający kwalifikacje
Wśród uprawnień przysługujących pracownikowi w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pojawia się urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni udzielany pracownikowi przystępującemu do „egzaminu potwierdzającego kwalifikacje”. Co należy rozumieć pod powyższym zwrotem?
Z przepisów k.p. nie wynika jednoznaczna wykładnia tego wyrażenia należy wiec przyjąć, że obowiązek zdania przez pracownika takiego egzaminu musi wynikać z odrębnych przepisów. Nie może być to egzamin „wymyślony” przez firmę szkoleniową, w celu uatrakcyjnienia czy podniesienia poziomu szkolenia. Urlop szkoleniowy nie przysługuje więc, jeżeli przepisy nie wiążą z ukończeniem danej formy kształcenia obowiązku potwierdzenia uzyskania kwalifikacji zawodowych w formie egzaminu.
Wprost o takim egzaminie stanowi np. ustawa o systemie oświaty, zgodnie z którą jest to egzamin zdawany w celu uzyskania dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe po ukończeniu m.in.:
- zasadniczej szkoły zawodowej,
- czteroletniego technikum oraz
- trzyletniego technikum dla absolwentów zasadniczej szkoły zawodowej
Urlop szkoleniowy na udział w egzaminie może przysługiwać również, gdy inne przepisy przewidują taki sposób warunki potwierdzania kwalifikacji zawodowych, czyli w formie egzaminu który można uznać za potwierdzający uzyskanie wyższych kwalifikacji zawodowych (a nie potwierdzenie już posiadanych), poprzedzonego sformalizowanym procesem nauki, nakierowanym na zdanie takiego egzaminu.
9. Czy urlop szkoleniowy na studiach przysługuje na przygotowanie pracy dyplomowej, czy na egzamin dyplomowy?
Czy 21 dni urlopu szkoleniowego na studiach przysługuje już z tytułu samego przygotowania pracy dyplomowej lub samego egzaminu dyplomowego, czy też muszą łącznie wystąpić obie te przesłanki?
Pytanie to jest związane z faktem, że przepis przewiduje 21 dni urlopu szkoleniowego na "przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu". Pojawiły się więc wątpliwości, czy jeśli studia przewidują np. sam egzamin dyplomowy, ale bez obrony pracy dyplomowej, to urlop szkoleniowy się należy. Z wyjaśnień ministerstwa wynika, że tak.
| Zdaniem MPiPS: Urlop szkoleniowy przy pracy dyplomowej i egzaminie „(…) urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni powinien przysługiwać w sytuacji, gdy program konkretnych studiów (w tym także podyplomowych) będzie wymagał: złożenia pracy dyplomowej, albo złożenia egzaminu dyplomowego, bądź też złożenia pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego” (Fragment stanowiska z 12 sierpnia 2010 r., sygn. DPR-III-053-80457/TW/AGr/10) |
10. Urlop szkoleniowy a szkolenia BHP
Czy szkolenia BHP mogą nakładać na pracodawcę obowiązek udzielenia urlopu szkoleniowego?
Co do zasady - nie. Szkolenia BHP , o których mowa w Kodeksie pracy nie stanowią podnoszenia kwalifikacji zawodowych (pracownik uczy się na nich bowiem bezpiecznej pracy na stanowisku zajmowanym lub przy określonej pracy). Ukończenie np. okresowego szkolenia bhp nie jest powodem do np. awansowania pracownika czy podniesienia mu pensji. Ponadto takie szkolenia bhp są uregulowane w Kodeksie pracy odrębnie i mają odbywać w czasie pracy, do którego są do niego zaliczane. W związku z tym pracodawca nie udziela dodatkowo na czas szkolenia bhp ani zwolnienia od pracy ani urlopu szkoleniowego.
11. Rodzaj kończonych studiów a wymiar urlopu szkoleniowego
Pracownikowi kończącemu studia przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie się i zdanie egzaminu. Czy urlop ten dotyczy tylko studiów magisterskich? Czy ma znaczenie tryb ich odbywania?
Rodzaj studiów, a także tryb w jakim pobierana jest nauka nie ma znaczenia w przypadku 21 dni urlopu szkoleniowego. Oznacza to, że urlop ten dotyczy zakończenia każdego rodzaju studiów np. magisterskich, licencjackich, podyplomowych - bez względu na to, czy są one odbywane jako stacjonarne czy niestacjonarne, (ale zawsze na ostatnim roku studiów).
Wyjątek stanowią studia doktoranckie, na które przysługują odrębne uprawnienia, w tym Łukszy urlop z tytułu pisania i obrony pracy doktorskiej.
Jeśli pracownik ukończy kolejno: studia licencjackie, magisterskie uzupełniające, a później podyplomowe, za każdym razem będzie mu przysługiwało po 21 dni urlopu szkoleniowego.
| Ważne! Urlop szkoleniowy na przysługuje na czas sesji Warto zauważyć, iż urlop szkoleniowy związany z zakończeniem studiów udzielany jest tylko na ostatnim roku studiów i nie obejmuje on egzaminów w ramach sesji, które w trakcie nauki zalicza studiujący pracownik. A zatem na czas sesji egzaminacyjnych pracodawca można dobrowolnie przyznać pracownikowi (dodatkowo) taki urlop, można też za niego zapłacić, ale nie jest to jego obowiązkiem. |
12. Okres trwania „umowy o odpracowanie”
Pracodawca może zawrzeć umowę nakazującą pracownikowi odpracowanie kosztów poniesionych przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Od kiedy zatem należy liczyć maksymalny, 3-letni termin „odpracowania” umowy?
Termin ten liczy się od dnia zakończenia podnoszenia kwalifikacji. O tym, jaki to będzie dzień przesądza forma podnoszenia kwalifikacji (patrz: tabela).
Przykładowy rodzaj dokształcania | Zdarzenie kończące naukę |
Studia uzupełniające | Zdanie egzaminu magisterskiego |
Semestralny kurs j. angielskiego | Zakończeniem semestru (kursu) |
Semestralny kurs j. angielskiego, gdy zapisano obowiązek nauki, aż do zdania egzaminu FCC | Zdanie egzaminu FCC |
13. Złe wyniki w nauce a forma dyscyplinowania pracownika
Czy jeśli pracodawca finansuje pracownikowi szkolenia, przy czym pracownik nie przykłada się do nauki i osiąga słabe wyniki, to czy pracodawca może stosować jakieś sankcje pracownika tego tytułu wobec pracownika?
Pracodawca nie można pozbawiać pracownika płatnych zwolnień od pracy na obowiązkowe zajęcia i obowiązkowego urlopu szkoleniowego. Dopuszczalną formą dyscyplinowania pracownika może zaś być natomiast uzależnienie - w umowie szkoleniowej - finansowania kolejnych etapów (np. lat) nauki, od pozytywnych wyników nauki.
14. Szkolenia rozpoczęte przed 16 lipca 2010 r. a zasady ich kontynuowania
Jakie przepisy stosuje się do umów szkoleniowych zawartych przed 16 lipca 2010 r.? Czy trzeba przekształcać stare umowy szkoleniowe na nowe z uwzględnieniem panujących obecnie zasad?
W stosunku do pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed 16 lipca 2010 r. stosuje się stare rozporządzenie szkoleniowe - i to przez cały czas trwania podnoszenia kwalifikacji na ich podstawie, czyli także obecnie. Pracodawca nie jest więc zobowiązany do zmiany starych umów szkoleniowych.
15. Kiedy nie trzeba płacić za urlop i zwolnienia na szkolenie?
Na jakiej postawie oprzeć zasady zdobywania i uzupełniania wiedzy, w sytuacji gdy nie jest to podnoszenie kwalifikacji zawodowych, o którym mowa w kodeksie pracy?
Ta wątpliwość dotyczy stosowania art. 103 6 kp. Przewiduje on dobrowolne porozumienie, na podstawie którego pracodawca może przyznać pracownikowi urlop bezpłatny lub bezpłatne zwolnienia od pracy, nie musi jednak przyznawać płatnych urlopów czy zwolnień. Powstała wątpliwość, kto ma ocenić, czy dane szkolenie podnosi kwalifikacje pracownika, co wykluczałoby zastosowanie porozumienia z art. 103 6 kp.
Z odpowiedzi Ministerstwa wynika, że oceny takiej dokonuje pracodawca. Jeżeli nauka pracownika nie jest mu potrzebna ani nie widzi mołżiwości wykorzystania nowej wiedzy pracownika - wtedy po prostu nie wyraża zgody na uznanie tej nauki za podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika Jeśli wiec z zachowania pracodawcy wyraźnie wynika, że nie udziela zgody na szkolenie - odmawia pracownikowi przyznania płatnych świadczeń, a zwłaszcza płatnych zwolnień od pracy i urlopu szkoleniowego - to znaczy, że uznał, że szkolenie - jakie pracownik chciałby podjąć i co do którego wystąpił do pracodawcy o wyrażenie zgody - nie podnosi - w jego ocenie - kwalifikacji zawodowych pracownika.
Taką naukę lub szkolenie pracodawca uważa zatem za zdobywanie przez pracownika wiedzy ogólnej. A w takim przypadku pracodawca nie ma wobec pracownika żadnych obowiązków (nowe przepisy m.in. o urlopach szkoleniowych dotyczą bowiem tylko pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe). Jeżeli jednak chce pójść pracownikowi na rękę - może zawrzeć z nim, dobrowolnie porozumienie z art. 103 6 kp.
| Pracownik zatrudniony w magazynie prowadzi proste rozliczenia dotyczące gromadzonych towarów. Postanowił odbyć studia z dziedziny rachunkowości. Można uznać, że merytorycznie jego praca jest przynajmniej częściowo związana ze studiami. Pracodawca uznał jednak, że dodatkowe umiejętności pracownika w tej dziedzinie nie są potrzebne na stanowisku pracy, na którym go zatrudnia. Nie ma on też zamiaru awansować tego pracownika ani z żadnego innego powodu przenieść na stanowisko wymagające wiedzy z zakresu rachunkowości. Z tego względu pracodawca nie wyraził zgody na potraktowanie studiów z rachunkowości jako podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Jeżeli pracodawca podjął taką decyzję to nie powinien przyznawać pracownikowi świadczeń zastrzeżonych dla pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe (żeby nie został uznany za obchodzącego przepisy Kodeksu pracy), w szczególności nie powinien przyznawać płatnych zwolnień od pracy i urlopu szkoleniowego. Może natomiast zawrzeć z pracownikiem porozumienie przewidujące udzielanie zwolnień bezpłatnych lub bezpłatny urlop. |
| Zdaniem MPiPS: Nie każde dokształcanie uzasadnia konieczność udzielania świadczeń „Sytuacja, gdy pracownik uzupełnia wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 1031 - 1035 k.p. bez inicjatywy pracodawcy lub uzyskania jego zgody, nie stanowi podnoszenia kwalifikacji w rozumieniu art. 1031 k.p. i w związku z tym pracodawca nie będzie zobowiązany do udzielania żadnego ze świadczeń, przewidzianych dla pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe” (Fragment stanowiska z 12 sierpnia 2010 r., sygn. DPR-III-053-80457/TW/AGr/10) |
Podstawa prawna:
» art. 1031 - art. 1035 kodeksu pracy,
» art. 9 ust 1 pkt. 3 lit a, d, f - h ustawy o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572, ze zm.),
» Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 12 sierpnia 2010 r., sygn. DPR-III-053-80457/TW/AGr/10
» art. 1031 - art. 1035 kodeksu pracy,
» art. 9 ust 1 pkt. 3 lit a, d, f - h ustawy o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572, ze zm.),
» Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 12 sierpnia 2010 r., sygn. DPR-III-053-80457/TW/AGr/10
Autor: Monika Frączek, Szymon Sokolik
Komentarze (0)