Często spotykanym błędem jest wadliwe zaplanowanie pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym listopad. Wynika to z błędnego obliczenia wymiaru czasu pracy. Oto jak go prawidłowo policzyć.

Załóżmy, że w firmie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Aby obliczyć liczbę godzin pracy do przepracowania przez pracownika w listopadzie br. (tj. wymiar czasu pracy), trzeba zastosować art. 130 Kodeksu pracy. Oznacza to, że w pierwszej kolejności trzeba pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Jeśli założymy, że naszym okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc - listopad, 4 pełne tygodnie zakończą się w środę – 28 listopada. Tydzień, w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy, to bowiem 7 kolejnych dni kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, czyli od czwartku – 1 listopada. Dlatego należy policzyć:

» 4 x 40 godzin = 160 godzin.

Teraz należy do tej liczby dodać iloczyn 8 godzin i dni, które zostały do końca okresu rozliczeniowego, a przypadają od poniedziałku do piątku (art. 130 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Do końca miesiąca zostaną jeszcze 29 i 30 listopada. Są to odpowiednio czwartek i piątek. Dlatego należy pomnożyć 8 godzin przez te 2 dni, co da w rezultacie 16 godzin:

» 8 godzin x 2 dni = 16 godzin.

Teraz obliczenia należy zsumować:

» 160 godzin + 16 godzin = 176 godzin.

Od tak obliczonej liczby należy odjąć iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w inne dni niż niedziela. W listopadzie br. dzień 1 listopada przypada w czwartek, a 11 listopada – w niedzielę. Oznacza to, że święta 11 listopada nie bierze się w ogóle pod uwagę. Wymiar czasu pracy do przepracowania obniża się zatem jedynie z tytułu jednego z tych świąt:

» 176 godziny – (1 święto x 8 godzin) = 168 godzin.

Wymiar czasu pracy do przepracowania przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie w listopadzie 2007 r. wynosi zatem 168 godzin.

Niekiedy pracodawcy popełniają kolejny błąd udzielając pracownikom zbyt mało dni wolnych od pracy. Jak policzyć prawidłowo liczbę tych dni? Łatwo to zrobić, gdy już znamy wymiar czasu pracy.

Kolejnym krokiem niezbędnym do prawidłowego zaplanowania pracy pracowników (m.in. opracowania grafiku pracy) jest ustalenie liczby dni wolnych od pracy z tytułu niedziel, świąt oraz przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W tym celu trzeba podzielić wymiar czasu pracy, obliczony według opisanych wyżej zasad, przez 8 godzin, niezależnie od przyjętego w zakładzie pracy systemu czasu pracy. Trzeba więc 168 godzin podzielić przez 8:

» 168 godzin : 8 godzin = 21 dni pracy.

Oznacza to, że w listopadzie 2007 r. można zaplanować pracownikom zatrudnionym na pełen etat maksymalnie 21 dni pracy.

Aby ustalić ile dni wolnych należy udzielić pracownikowi, trzeba teraz od liczby dni kalendarzowych w listopadzie odjąć obliczoną wcześniej liczbę dni pracy:

» 30 dni kalendarzowych – 21 dni pracy = 9 dni wolnych.

W listopadzie 2007 r. należy zatem zapewnić pracownikowi 9 dni wolnych.

Zgodnie z Kodeksem pracy, dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta określone w przepisach o dniach wolnych od pracy (art. 151⁹ § 1 Kodeksy pracy). Chodzi o dni wolne wymienione w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. nr 4, poz. 28 ze zm.). Do dni tych należą niedziele oraz:

1) 1 stycznia - Nowy Rok,

2) pierwszy dzień Wielkiej Nocy,

3) drugi dzień Wielkiej Nocy,

4) 1 maja - Święto Państwowe,

5) 3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja,

6) pierwszy dzień Zielonych Świątek,

7) dzień Bożego Ciała,

8) 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,

9) 1 listopada - Wszystkich Świętych,

10) 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,

11) 25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia,

12) 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia.

Należy pamiętać, że święto w rozumieniu przepisów prawa pracy nie trwa od godz. 0.00 do godz. 24.00 w tym dniu. Zgodnie z Kodeksem pracy, praca w święto ma miejsce wówczas, gdy pracownik pracuje w dniu świątecznym między godz. 6.00 w tym dniu a 6.00 w dniu następnym (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy).

Jeśli zatem pracownik będzie pracował na zmianie nocnej od 22.00 do 6.00 z 31 października na 1 listopada, nie będzie pracował w święto. Jednocześnie pracownik, który będzie pracował na zmianie nocnej od godz. 22.00 do 6.00 rano w nocy z 1 na 2 listopada, będzie wykonywał pracę w święto. Te same zasady stosujemy do pracy w święto 11 Listopada.

Jeśli pracownik wykonywał pracę w święto – 1 lub 11 Listopada, trzeba udzielić mu za to dnia wolnego od pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym listopad (art. 151¹¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Jeśli zatem okres rozliczeniowy w firmie jest trzymiesięczny i obejmuje październik, listopad i grudzień, można udzielić dnia wolnego np. 24 grudnia w Wigilię. Jeśli natomiast u pracodawcy jest stosowany miesięczny okres rozliczeniowy, dzień wolny powinien być udzielony w listopadzie. Nie może być wówczas udzielony w grudniu. Jeśli mimo wszystko pracodawca tak zrobi, pracownik w grudniu będzie miał dodatkowy dzień wolny, a w listopadzie powstaną nadgodziny, za które pracownikowi trzeba będzie zapłacić wynagrodzenie i dodatek za pracę w święto.

Za pracę w święto, zawsze trzeba dać pracownikowi cały dzień wolny. Zatem, jeśli nawet pracownik pracował w święto tylko godzinę albo dwie, trzeba mu dać cały dzień wolny, a nie tylko tę jedną czy dwie godziny czasu wolnego. Jeśli pracował więcej niż 8 godzin, np. 12 godzin, trzeba dać mu dzień wolny, a w podstawowym systemie czasu pracy (tj. gdy pracownik ma zawsze planowaną pracę po 8 godzin) rozliczyć się jeszcze z godzin przepracowanych w święto ponad 8 godzin.

Jeśli pracownik pracował w święto 1 lub 11 listopada i nie został mu udzielony dzień wolny, należy wypłacić mu wynagrodzenie i dodatek (art. 151¹¹ § 3 Kodeksu pracy). Zgodnie z powszechnie stosowaną przez pracodawców uchwałą Sądu Najwyższego z 15 lutego 2006 r. (II PZP 11/05, OSNP 2006/11-12/170) pracownikowi należy wówczas zapłacić wynagrodzenie i tylko jeden 100% dodatek. (Choć zdaniem PIP i Ministerstwa Pracy pracownikowi przysługują wówczas dwa 100% dodatki.)

Czas trwania podróży służbowej (czyli dojazdu do i z miejsca oddelegowania) nie jest czasem pracy, chyba że pokrywa się z godzinami pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04OSNP 2006/5-6/76). Oznacza to, że jeśli pracownik jedzie lub leci samolotem do miejsca docelowego w święto 1 lub 11 listopada, to z tego względu nie przysługuje mu za to dzień wolny.

Jeśli jednak pracownik w tych dniach wykonuje pracę (choćby dwie godziny), przysługuje mu za to dzień wolny. Nie ma przy tym znaczenia fakt, że praca wykonywana jest za granicą. Istotne jest to, że pracownik ma umowę o pracę z polskim pracodawcą, miejsce pracy znajduje się w Polsce, a zostaje jedynie wysłany w delegację. Podlega on w takiej sytuacji regulacjom prawa polskiego. To natomiast stanowi, że jeśli pracownik wykonuje pracę w święto, należy udzielić mu w zamian dzień wolny, nawet jeśli praca w święto trwa np. godzinę.