Do tej pory, w Kodeksie pracy nie było przepisu określającego sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 26 kwietnia br. obowiązywać będzie nowo dodany art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, będziesz miał obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niestety – nie określono bliżej, jakie konkretnie warunki przechowywania dokumentacji należy zapewnić.

Biorąc pod uwagę brak przepisu jednoznacznie określającego zasady przechowywania akt przez pracodawców, pomocniczo możesz stosować rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284). Podkreślenia wymaga jednak, że obowiązkowe stosowanie tego rozporządzenia dotyczy wyłącznie firm zajmujących się usługami archiwalnymi. Na podstawie ww. rozporządzenia można wskazać przykładowo na następujące przypadki nieprawidłowego przechowywania akt osobowych i innych dokumentów pracowniczych:

Nakładając na pracodawców nowe obowiązki, do Kodeksu pracy wprowadzono jednocześnie kolejne wykroczenie, z tytułu którego inspektor pracy może nałożyć grzywnę. Polega ono na pozostawieniu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Biorąc pod uwagę, że ustawodawca nie określił jednoznacznie, jakie warunki przechowywania akt należy uznać za prawidłowe, w praktyce będzie o tym rozstrzygał inspektor PIP w czasie kontroli. Na dzień dzisiejszy, inspektor może nałożyć grzywnę (w postępowaniu mandatowym) do wysokości 1000 zł lub skierować wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego (grzywna wynosi wówczas do 5000 zł). Jeżeli jednak Sejm zdecyduje się na uchwalenie „prezydenckiego” projektu ustawy o PIP, maksymalna wysokość grzywny może wzrosnąć nawet do 30.000 zł.