Zatrudnianie w formie telepracy polega na regularnym wykonywaniu przez pracownika pracy poza zakładem, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej oraz przekazywaniu wyników pracy za pośrednictwem tych środków. Można ją wiec stosować wtedy, gdy z uwagi na charakter pracy pracownika nie ma konieczności, aby wykonywał on swoje zadania w zakładzie pracy (gdy ważne są przede wszystkim wyniki jego pracy). Generalnie, stosunek pracy z wykorzystaniem telepracy różni się od zwykłego zatrudnienia tylko miejscem wykonywania zadań oraz sposobem rozliczania się pracownika z powierzonej mu pracy (pracownik przekazuje pracodawcy jej wyniki drogą elektroniczną). Pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, chcąc wprowadzić telepracę, musi ustalić warunki jej stosowania w zawartym z tą organizacją porozumieniu. Jeśli u pracodawcy działa kilka takich organizacji, porozumienie należy zawrzeć ze wszystkimi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca ma obowiązek je uzgodnić tylko z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy. Na dokonanie niezbędnych ustaleń ustawodawca przewidział 30 dni od daty przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia. Jeśli w tym terminie pracodawca i organizacje związkowe nie wypracują wspólnego stanowiska co do treści porozumienia, warunki stosowania telepracy pracodawca określa w wydanym przez siebie regulaminie. Ustalając treść tego regulaminu, będzie jednak musiał uwzględnić uzgodnienia dokonane w toku rokowań ze związkami zawodowymi. Jeśli zatem okaże się, że pewne kwestie zostały już uzgodnione ze związkami, to pracodawca ma obowiazek zawrzeć je w regulaminie. Jeśli u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy powinien on zawrzeć w regulaminie. Jego treść pracodawca powinien skonsultować z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy. Zatrudnienie pracownika w formie telepracy może nastąpić w chwili podpisywania z nim umowy o pracę. Wtedy pracownik od samego początku będzie wiedział, jaki charakter ma mieć wykonywana przez niego praca. Z treści takiej umowy musi wynikać nie tylko sam fakt, iż pracownik jest telepracownikiem, ale również warunki wykonywania tej formy zatrudnienia.

Ważne! Nie powierzysz pracownikowi telepracy na 3 miesiące Pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania obowiązków w formie telepracy w trybie art. 42 § 4 Kodeksu pracy (zgodnie z którym, w przypadkach uzasadnionych potrzebami Twojej firmy, masz prawo polecić pracownikowi wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika).

Telepraca może być także wprowadzona podczas trwania stosunku pracy. Pracownik na taką formę pracy musi jednak wyrazić zgodę. Zmiana warunków pracy na telepracę może bowiem nastąpić tylko na mocy porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem i pracodawcą z inicjatywy którejkolwiek ze stron. Pracownik nie musi zgodzić się na proponowaną przez pracodawcę telepracę. Również – co do zasady – pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy. Powinien jednakże, w miarę możliwości, uwzględnić taki wniosek.

Ważne! Dwa konieczne zapisy w informacji o warunkach umowy W pisemnej informacji przekazywanej nowo zatrudnionemu telepracownikowi, oprócz zwykłych elementów, pracodawca musi dodatkowo wskazać: » jednostkę organizacyjną firmy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika, » reprezentującą pracodawcę osobę lub organ, odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. Informacje te pracodawca powinien przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Pracownika „przechodzącego na telepracę” w trakcie zatrudnienia również należy poinformować o 2 wymienionych powyżej elementach - najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w tej nowej formie.

Ustawa przewiduje możliwość odejścia od stosowania telepracy, w przypadku gdy zostanie ona wprowadzona w trakcie trwania stosunku pracy. Zarówno pracodawca, jak i pracownik, mogą w czasie pierwszych trzech miesięcy stosowania tej formy pracy złożyć drugiej stronie wniosek o jej zaprzestanie i przywrócenie poprzednich warunków pracy (czyli o powrót do „klasycznej” umowy o pracę). Wniosek taki trzeba będzie uwzględnić. W takim przypadku strony będą musiały porozumieć się co do terminu, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków pracy. Powrót do tych warunków powinien nastąpić przed upływem 30 dni od dnia złożenia wniosku. Po upływie 3-miesięcznego okresu od dnia, w którym telepraca zaczęła być stosowana, pracodawca nie będzie już miał obowiązku uwzględnienia wniosku telepracownika o zaprzestanie wykonywania pracy w tej formie. Powinien jednak przychylić się do niego „w miarę możliwości”. Jeśli natomiast po upływie tego okresu to pracodawca zechce zaprzestania telepracy, będzie mógł już tylko zastosować wypowiedzenie zmieniające.

Ważne! Nie zwolnisz za niechęć do telepracy Jeśli pracownik nie będzie chciał podpisać porozumienia o stosowaniu telepracy lub wprawdzie je podpisze, ale przed upływem trzech miesięcy złoży wniosek o powrót do „klasycznej” umowy o pracę, pracodawca nie będzie mógł tego potraktować jako przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy.

Zatrudnianie telepracowników wiąże się ze szczególnymi obowiązkami pracodawcy. Będzie on musiał zatem: » dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, » ubezpieczyć ten sprzęt, » pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją oraz » zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie jego obsługi. Powyższe obowiązki będą mogły być jednak wyłączone, na mocy odrębnej umowy z pracownikiem, w której pracodawca może również określić: » zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez pracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, » zasady porozumiewania się z telepracownikiem, w tym również sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy, » sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika. Jeśli z umowy zawartej pomiędzy stronami telepracy wynikałoby, że telepracownik wykonuje powierzone mu obowiązki z wykorzystaniem własnego sprzętu, pacodawca będzie musiał wypłacać mu z tego tytułu ekwiwalent – w wysokości wynikającej z umowy, porozumienia ze związkami zawodowymi lub regulaminu w sprawie warunków stosowania telepracy. Wysokość takiego ekwiwalentu powinna być ustalona z uwzględnieniem m.in. norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanej ceny rynkowej oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych. Pracodawca będzie miał również obowiązek określić zasady ochrony przekazywanych pracownikowi danych oraz przeprowadzić w miarę potrzeby instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik będzie zaś musiał zapoznać się z tymi zasadami oraz potwierdzić ten fakt na piśmie. Pracownik i pracodawca związani umową o telepracę nie porozumiewają się ze sobą bezpośrednio, lecz najczęściej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Żeby jednak pracodawca mógł mieć kontrolę nad tym, co robi pracownik, będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania przez pracownika pracy oraz kontrolę w zakresie bhp. Możliwa będzie również kontrola w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego pracownikowi sprzętu oraz jego instalacji. Jeżeli praca odbywa się w domu telepracownika, kontrole takie będą mogły być przeprowadzane tylko za jego uprzednią zgodą, wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej (lub innych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość). Sposób przeprowadzenia kontroli powinien być dostosowany do miejsca wykonywania pracy oraz jej charakteru. Kontrola nie może również naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Kontrolę w zakresie bhp pracodawca powinien przeprowadzić, na wniosek pracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy w formie telepracy. W kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do telepracy nie wprowadza się regulacji odmiennych od powszechnie obowiązujących. Wobec telepracownika mają zatem zastosowanie np. przepisy bhp dotyczące monitorów ekranowych itd. Jeżeli pracownik ma wykonywać telepracę w domu, pracodawca będzie miał obowiązek realizować wobec niego obowiązki wynikające z przepisów bhp. Nie dotyczy to jednak obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, oraz obowiązków wynikających z rozdziału III działu dziesiątego Kodeksu pracy dotyczącego obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy, a także obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych – czyli tych obowiązków, które są niemożliwe do wypełnienia z powodu charakteru i warunków świadczonej pracy. Telepracownik jest takim pracownikiem jak każdy inny, więc pracodawca nie może traktować go mniej korzystnie w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w stosunku do innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy (uwzględniając oczywiście odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy). Pracodawca nie może również w jakikolwiek sposób dyskryminować tego pracownika tylko z tego powodu, że świadczy on pracę w charakterze telepracownika, lub że odmówił świadczenia pracy w takim charakterze. Chociaż telepracownik, co do zasady, wykonuje pracę poza firmą, pracodawca musi mu umożliwić (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników): » przebywanie na terenie zakładu pracy, » kontaktowanie się z innymi pracownikami, a także » korzystanie z pomieszczeń i urządzeń należących do zakładu pracy oraz z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.