Płatnicy składek, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 ubezpieczonych są zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych oraz ich korekt w postaci elektronicznej - za pomocą programu "Płatnik" lub innego programu interfejsowego. Dokumenty te muszą opatrzyć podpisem elektronicznym. Złożenie tego podpisu możliwe jest przy użyciu odpowiedniego certyfikatu.

Od 21 lipca 2007 r. obowiązują równolegle dwa rodzaje certyfikatów do składania podpisu elektronicznego:

- dotychczasowy, niekwalifikowany, wystawiany przez Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji za pośrednictwem Punktów Rejestracji ZUS oraz

- certyfikat kwalifikowany bezpiecznego podpisu elektronicznego, wystawiany dla osób fizycznych, który można nabyć w kwalifikowanych centrach certyfikacji.

Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zmienia artykuł 60, zgodnie z którym ZUS mógł przyjmować dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane w postaci elektronicznej podpisane przy użyciu certyfikatów klucza publicznego (dedykowanych ZUS) tylko do 20 lipca tego roku. Zgodnie z wprowadzoną zmianą dokumenty te mogą być przekazywane Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym do czasu utraty ważności dotychczas używanych certyfikatów. Termin ważności certyfikatów klucza publicznego nie może być dłuższy niż jeden rok. Zatem ostatecznym terminem wygaśnięcia niekwalifikowanych certyfikatów wystawianych przez ZUS jest 20 lipca 2009 r.

Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu umożliwia przesyłanie do ZUS drogą elektroniczną również innych dokumentów (np. wniosku płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek).

Do końca listopada 2008 r. wydanych zostało ponad 80 tys. kwalifikowanych certyfikatów.

Więcej informacji o bezpiecznym podpisie elektronicznym oraz adresy kwalifikowanych centrów certyfikacji można znaleźć na stronie internetowej ZUS pod adresem: http://www.zus.pl/default.asp?p=1&id=2167