Starsza dokumentacja pracownicza niespełniająca aktualnych wymogów w zakresie prowadzenia akt osobowych
Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza obecnie obowiązujące wytyczne prawa pracy i GIODO. Jak postąpić z „historycznymi” dokumentami znajdującymi się w tych aktach? Czy właściwe jest np. usunięcie starego kwestionariusza osobowego pracownika z części A i zastąpienie go nowym kwestionariuszem kandydata? Czy powinno się m.in. usunąć odpis maszynowego świadectwa ukończenia szkoły i zastąpić go w miarę możliwości kserokopią świadectwa?
Na chwilę obecną pracodawca nie powinien dokonywać zmian w dokumentach znajdujących się w teczce akt osobowych pracownika.
Na wstępie wskazać należy, że przepisy przejściowe ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych nie normowały kwestii związanych z dostosowywaniem posiadanych przez pracodawcę dokumentów pracowniczych do nowych regulacji. Powyższe oznacza, że zgromadzone przez pracodawców dokumenty przed dniem wejścia w życie ww. ustawy powinny być przechowywane w dalszym ciągu w niezmienionej postaci.
Pracodawcy mieli pół roku na dostosowanie teczek akt osobowych do nowego rozporządzenia
Natomiast przepisy przejściowe rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zobowiązywały w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia do dostosowania prowadzonej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów tego rozporządzenia. Zobowiązanie to dotyczyło jednakże w przeważającej mierze technicznego dostosowania dotychczas prowadzonych teczek akt osobowych do wymogów nowych przepisów.
Każdy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat.
Dokumentów z teczki nie można modyfikować lub podmieniać
Z tych względów, mając na uwadze treść wskazanych powyżej aktów prawnych, wskazać należy, że pracodawca nie powinien dokonywać zmian w dokumentach wchodzących w skład akt osobowych pracowników. Uprawnienie takie nie wynika bowiem z treści przepisów, które kwestii związanych z prowadzeniem dokumentów ze stosunku pracy przed dniem ich wejścia w życie, co do zasady, nie regulowały.
Ponadto obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji ze stosunku pracy oznacza zakaz pracodawcy modyfikowania czy podmieniania dokumentów, które w aktach osobowych pracownika się znajdują.
- art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Joanna Kaleta
